Secrétariat médical externalisé au Maroc
Gestion administrative et téléphonique de vos patients. Un accueil professionnel qui répond, rassure et prend rendez-vous — pendant que vous vous consacrez à vos consultations.
Chaque appel manqué est un patient qui appelle ailleurs
En consultation, vous ne pouvez pas décrocher. Sans accueil dédié, ces appels restent sans réponse — et le patient, souvent inquiet, contacte simplement un autre cabinet. Un secrétariat médical externalisé garantit une réponse professionnelle à chaque appel, sans mobiliser votre temps ni celui de votre équipe.
Ce que comprend l’accompagnement
Un secrétariat pensé pour un cabinet médical, pas un centre d’appels générique.
Accueil téléphonique professionnel
Des secrétaires formées au vocabulaire et aux usages médicaux répondent au nom de votre cabinet, avec un script d’accueil personnalisé.
- ✓Script d’accueil adapté à votre spécialité
- ✓Réponse au nom de votre cabinet
Gestion des rendez-vous
Prise, confirmation, report et annulation de rendez-vous directement dans votre agenda, selon vos règles de disponibilité et vos créneaux dédiés.
- ✓Synchronisation avec votre agenda existant
- ✓Rappels de rendez-vous aux patients
Filtrage et orientation des appels
Distinction entre une demande courante et une urgence, avec transfert immédiat vers vous ou votre équipe lorsque la situation l’exige.
- ✓Consignes d’urgence définies avec vous
- ✓Transfert immédiat si nécessaire
Gestion administrative courante
Prise de messages, transmission d’informations, suivi des dossiers patients et des demandes de mutuelle ou d’assurance selon vos procédures, dans le respect de la loi 09-08 sur la protection des données personnelles
- ✓Transmission de messages en temps réel
Permanence téléphonique étendue
Couverture des plages horaires où vous êtes indisponible : consultations, pause déjeuner, forte affluence — selon les horaires convenus avec vous.
- ✓Horaires de couverture définis avec vous
Suivi & reporting
Un compte-rendu régulier de l’activité téléphonique : volume d’appels, motifs les plus fréquents, taux de prise en charge.
- ✓Bilan périodique de l’activité
Comment nous procédons
Une mise en place progressive, sans perturber votre activité.
Découverte de votre organisation
Recueil de vos horaires, de vos règles de prise de rendez-vous et de vos consignes d’urgence.
Paramétrage
Configuration du script d’accueil, de l’agenda partagé et des règles de transfert d’appels.
Mise en service
Activation de la permanence téléphonique selon les plages horaires définies ensemble.
Suivi & ajustement
Bilan régulier de l’activité et ajustement des consignes selon vos retours.
Un exemple d’accompagnement
D’un tiers des appels manqués à une prise en charge quasi intégrale
Mise en place d’une permanence téléphonique couvrant les heures de consultation et la pause déjeuner, avec gestion directe de l’agenda de rendez-vous.
« Avant, mon téléphone sonnait pendant les consultations et je rappelais les patients en fin de journée, souvent trop tard. Maintenant, chaque appel est pris en charge et mon agenda se remplit sans que j’aie à m’en occuper. »
Tout savoir sur le secrétariat médical externalisé Maroc
Les secrétaires sont-elles formées au vocabulaire médical ?
Comment sont gérées les urgences ?
Quelles plages horaires peuvent être couvertes ?
La confidentialité des informations patients est-elle garantie ?
Prêt à ne plus manquer un seul appel patient ?
Discutons de votre organisation actuelle et de la meilleure façon de mettre en place votre permanence téléphonique.
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